Se requiere conocer la información que se manejará y de los procesos de cálculo para finalmente contar con una hoja bien organizada y confiable.
Se recomienda seguir los siguientes pasos:
- Determinar el objetivo final de la hoja electrónica de cálculo, es decir, cuál es el resultado que se espera obtener al utilizar la herramienta. Este paso justificará o no el uso de la hoja electrónica de cálculo. Por ejemplo, un objetivo podría ser determinar el costo total de realizar un viaje para tomar la decisión de llevarlo acabo o no.
- Realizar una lista de información necesaria para poder resolver el problema. Este paso contempla todos los datos básicos (constantes y variables) que deben ser considerados para llegar a la respuesta del problema. Por ejemplo: para el caso del viaje, se necesitará costo del transporte, la estancia en el hotel, comida, diversiones, propinas, etc.
- Listar los cálculos y fórmulas esenciales para llegar a la solución del problema. Por el ejemplo del viaje, las operaciones se refieren a la suma de los costos de transporte, hotel, comida, etc.
- Introducir los números y etiquetas (o títulos para identificar los datos que se incluyen). Además es recomendable colocar un título al principio de la hoja electrónica, por ejemplo: Viaje a Cancún.
- Introducir las fórmulas en la hoja electrónica de cálculo.
- Interpretación de los resultados obtenidos. Una forma sencilla de realizar este paso es contestarse la siguiente pregunta: ¿La información resultante tiene sentido?.
- Modificar la presentación de la información para mejorar su aspecto dependiendo del uso que se le vaya a dar.
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